Os Problemas com as Organizações Tradicionais

Revendo o que os observadores e comentaristas experientes no processo de gerenciamento logístico, o maior impedimento para a mudança, nesta área vital, é a estrutura entrincheirada e rígida, que se constitui num peso para a maioria das companhias.

Existe um grande perigo para as empresas que ainda não descobriram a necessidade da mudança organizacional: é o de jamais alcançarem progressos em vantagem competitiva, a qual poderia ser conseguida através do gerenciamento logístico integrado.

O conceito de gerenciamento logístico, pelo qual os fluxos de informações e materiais entre a fonte e o usuário são coordenadores e gerenciados como um sistema é agora amplamente entendido, quando não amplamente implantado. Em outras palavras, o objetivo é a maximização do serviço ao cliente, ao mesmo tempo em que se minimizam os custos e se reduzem os ativos detidos no fluxo logístico.

Entretanto, na organização tradicional, esta ação mostra-se como um problema imediato. A maioria das companhias é organizada em bases funcionais, ou melhor, elas procuram uma divisão das responsabilidades por função. Desta forma, encontramos uma função de compras, uma de produção, outra de vendas e assim por diante. Basicamente, o organograma da companhia pareceria com o apresentado abaixo.

Para reforçar ainda mais a orientação funcional, descobrimos que a organização tradicional é representada pelo seu sistema de orçamento. Com isto, curiosamente, cada função está voltada para um orçamento que procura controlar os recursos consumidos por ela própria. É quase como se a companhia estivesse trabalhando com o pressuposto que a finalidade principal de qualquer negócio fosse controlar o consumo de recursos. De fato, as companhias de ponta já compreenderam há muito temos que o único objetivo do negocio é gerar produtos lucrativos e que estes, não os insumos, devem formar a base da maneira como organizamos, bem como planejamos e controlamos.

Primeiramente vamos salientar alguns dos problemas reais que a organização tradicional cria e que impedem a implementação bem-sucedida do gerenciamento logístico integrado.

Os estoques aumentam nos limites funcionais

Se as funções forem encorajadas a “otimizar” seus próprios custos, isto será frequentemente realizado as custas de estoques substancialmente volumosos no sistema como um todo. O que acontecerá, digamos, se a produção procurar minimizar seus custos unitários através de grandes lotes? Será a criação de mais estoque do que o normalmente exigido pela necessidades imediatas. Da mesma forma, se o gerente de compras procurar baixar os custos dos materiais através da compra de grandes quantidades, novamente o estoque de matérias primas também será excessivo.

Esse excesso de estoque não é somente um peso financeiro e uma deformação no capital de giro, pois também oculta a “visibilidade” da demanda final.

Os custos do fluxo logístico não são transparentes

Os custos relativos aos fluxos de materiais, através das áreas funcionais, não são fáceis de medir. Daí o motivo por que os custos reais para prestar serviços a diferentes combinações de produtos são raramente revelados.

Mais uma vez, o problema é que a organização tradicional normalmente identifica os custos somente na base funcional e mesmo assim num nível muito alto de agregação. Onde houver tentativas de estimar os custos dos produtos, normalmente será necessário adotar os procedimentos incipientes de rateio. Mais recentemente, surgiu bastante interesse na “contabilidade do ciclo total” e no “custeio baseado na atividade”, sendo ambas tentativas de apontar custos onde eles realmente ocorrem, tornando, assim, mais fácil sua identificação no fluxo logístico total.

Os limites funcionais impedem o gerenciamento do processo

O processo para satisfazer a demanda dos clientes começa com o fornecimento de insumos que fluem através das operações de fabricação ou montagem e continuam até a distribuição para os clientes. A maneira ideal de gerenciar este processo é considerando-o como uma entidade, e não fragmentando-o em seções estanques. Contudo, isto é mais ou menos o que acontece nas companhias tradicionais.

Para se conseguir uma fluidez uniforme através do fluxo logístico, é necessária uma orientação que facilite o gerenciamento do processo de ponta a ponta. O principio pode ser comparado ao gerenciamento de um processo industrial, digamos uma refinaria de petróleo, onde para assegurar a realização de uma eficiência ótima, o processo inteiro é gerenciado e controlado como um sistema, não como uma série de atividades adjacentes independentes.